IP018 Mantenimiento de Pólizas de Grupo

Inicio: 01 de Septiembre de 2015. — Última modificación: 01 de Septiembre de 2015. — Autorizo: Leticia Navarro.

Descripción Características

Esta herramienta te permitirá conocer las características más importantes para su actualización o mantenimiento a las pólizas de grupo.

Para las pólizas de grupo se tomarán dos puntos importantes para su mantenimiento:

Cambio de Datos Generales
Para el mantenimiento de pólizas se deberán cumplir con los siguientes requisitos de cada trámite según se detallan a continuación:
- Cambio de RFC, Domicilio y/o Razón Social.
  La documentación necesaria es:
  - Remitir información que soporte los cambios solicitados, acorde a la política de Artículo 492.
  - Formato de Trámite Único.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Cambio de forma de pago.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Política 1:
  - Aplica a partir del 1er. recibo pendiente de cobro.
  Nota: En caso de requerir manejo de casos especiales será necesaria la Autorización del área de Suscripción, a través de su Ejecutivo Comercial.
  Política 2:
  - Aplica a partir del 1er. recibo pendiente de cobro.
  - Para su operación se validarán las disposiciones de la miscelánea fiscal vigente.
  Consideraciones:
  - Al tratarse de un dato a nivel de póliza, afecta a todos los subgrupos.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Cambio de Conducto/Agente.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Carta designación de intermediario en papel membretada del cliente.
  Política:
  - Afecta a solos recibos pendientes de cobro.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo Comercial
- Cancelación de pólizas y/o subgrupos.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Carta de motivos del cliente en hoja membretada.
  Política:
  - Salvo petición contraria, aplica a partir de la fecha de petición, siempre que se cuente con el pago de primas completo a la fecha señalada.
  Consideraciones:
  - Puede afectar uno o varios subgrupos y al solicitarse por la póliza, se procede a la cancelación de todos los subgrupos.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Duplicado de póliza.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Consideraciones:
  - El formato debe indicar el detalle de la información requerida, es decir, carátula, recibos, certificados, etc.
  - Si la póliza fue emitida en forma digital, se emitirá recibo al cobro sin comisión para el agente por la diferencia de gastos de expedición de digital a impresa.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Alta nuevos subgrupos y/o categoría.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Remitir información que soporte los cambios solicitados, acorde a la política de Artículo 492 (si aplica).
  - Listado Asegurados.
  - Descripción colectividad.
  - Tarifas del nuevo subgrupo y/o categoría.
  Consideraciones:
  - El formato debe indicar la fecha a partir de la cual comenzará la vigencia del nuevo subgrupo y/o categoría.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo Comercial para negociación.
- Modificación, coberturas y endosos codificados.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Política:
  - Los cambios aplican acorde a lo confirmado por su Ejecutivo Comercial en fechas y costos.
  Consideraciones:
  - El formato debe indicar la fecha de afectación solicitada, de no precisarse se tomará la fecha de recepción de la solicitud.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo Comercial para negociación.
- Ajustes anuales por término de vigencia, fuera de políticas operativas.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Política:
  - El ajuste anual de las pólizas de GMM, se realiza comparando el número de asegurados al inicio de la vigencia que termina contra los asegurados del inicio de la vigencia que renueva y contempla en las primas el recargo por pago fraccionado.
  - El ajuste anual de las pólizas de VIDA, se realiza comparando la Suma Asegurada Total al inicio de la vigencia que termina contra la suma asegurada total del inicio de la vigencia que renueva.
  - De corresponder a un negocio que no renovó con la CIA, es necesario efectuar la petición del cálculo de ajuste, considerando que de no adjuntar el listado final de asegurados se tomará la base final en custodia de MetLife.
  Consideraciones:
  - Es la determinación del importe de primas por concepto de altas o bajas de asegurados ocurridos durante la vigencia de la póliza (para pólizas de GMM), generando importe de ajuste anual a favor de la Aseguradora o del Contratante.
  - Aplica sólo en pólizas que cuenten con forma de administración “Autoadministrada” para sus movimientos.
  - El ajuste anual quedará aplicado en la vigencia correspondiente a la que le dio origen.
  - Para renovaciones, el ajuste anual se expide y entrega junto con la documentación de su nueva vigencia.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo Comercial para negociación.
- Generación de recibos contributorios.
  La documentación necesaria es:
  - Se deberá enviar Lay Out con todos los datos requeridos y cumplir con los lineamientos aplicables.
  Consideraciones:
  - Para la facturación individual es indispensable tener el pago total de la prima.
  Política de recibos contributorios
  
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Cambios de formas de administración.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Carta del cliente en hoja membretada.
  Política:
  - Aplica para los movimientos solicitados en fecha posterior al cambio de forma de administración en la póliza.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo de Servicio al Cliente
- Rehabilitación de pólizas.
  La documentación necesaria es:
  - Petición de rehabilitación.
  - Carta de no siniestralidad.
  Consideraciones:
  - Informar si se cuenta con pago o fecha promesa de pago para su valoración.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo Comercial y Ejecutivo de Servicio al Cliente
- Stock de folletería.
  En el correo de solicitud debe de indicar los siguientes puntos:
  - Número de póliza.
  - Tipo de formato.
  - Cantidad requerida.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo de Servicio al Cliente
Movimiento de Asegurados
Para el mantenimiento de Pólizas es necesario cumplir con los siguientes requisitos según corresponda:
- Altas, bajas y cambios de nombre o antigüedad.
  Movimientos de asegurados dentro de los 30 días, considerando la fecha de afectación requerida y la fecha de recepción de su solicitud.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Consideraciones:
  - De requerir la expedición de certificados, es necesario indicarlo en el FTU.
  Política:
  - Si el alta es solicitada con afectación al inicio de vigencia de la póliza, el cobro del movimiento se realizará al momento de operar el endoso por el importe que corresponda, sin importar la forma de administración de la póliza.
  La referencia a solicitar es: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx
- Cambio de parentesco.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Cambio de subgrupo.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Consideraciones:
  - Se deberá solicitar la baja del asegurado en el subgrupo actual y alta del mismo en el nuevo subgrupo.
  La referencia a solicitar es: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx
- Duplicado de tarjetas, certificados y/o endosos.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  La referencia a solicitar es: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx
- Reconocimiento de antigüedad.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Si es póliza colectiva anexar: carátula, listado donde se constate la inclusión y recibo de pago.
  - Si es póliza Individual anexar: carátula y recibo de pago.
  Consideraciones:
  - Los reconocimientos de antigüedad solo serán aplicados para disminuir el periodo de espera y no así para el pago de complementos.
  - Se realiza solo para reconocer antigüedad de otras compañías.
  Política:
  - Solo aplica para los casos con periodos continuos de aseguramiento, es decir, que no existan periodos al descubierto.
  - El reconocimiento se otorga sólo cuando la cobertura de su anterior compañía de seguros proviene de una póliza en plan de gastos médicos mayores.
  - El producto de protección garantizada cuenta con reconocimiento de antigüedad de la póliza de grupo independientemente si la póliza básica está o no con MetLife.
  La referencia a solicitar es: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx
- Listados de asegurados.
  En el Correo de solicitud indicar:
  - Ramo.
  - No. De Póliza.
  - Clave de Agente.
  - Tipo de Listado.
  Los listados a considerar son los siguientes:
  - listado de emisión(corresponde al listado de asegurados original con el cual fue realizada la emisión de la póliza).
  - listado en vigor(corresponde al listado con asegurados en vigor al momento de la generación del reporte).
  - listado histórico(contiene el histórico de movimientos por asegurado).
  Consideraciones:
  - El dato de número de póliza debe considerar el prefijo que se muestra en la carátula, es decir: "G, M, A, etc." según corresponda.
  - En el asunto del correo deberá contener la palabra LISTADO.
  La referencia a solicitar es: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx
- Carta reconocimiento de antigüedad o carta de constancia de antigüedad.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Consideraciones:
  - Las Cartas son remitidas vía correo electrónico en formato PDF.
  - Se anexan ejemplos de los modelos para facilitar su solicitud:
    
    Constancia de Antigüedad.
    
    Carta de Reconocimiento de Antigüedad.
  La referencia a solicitar es: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx
- Movimiento de asegurados.
  Retroactividad con más de 30 díasconsiderando la fecha de afectación requerida y la fecha de recepción de su solicitud.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único. y enviar la siguiente documentación según corresponda:
    Para Altas:
    
    Titulares: Alta ante el IMSS.
    
    Cónyuge: Acta de Matrimonio.
    
    Hijos: Acta de Nacimiento.
    
    Para Bajas:
    
    Titulares: Baja ante el IMSS.
    
    Cónyuge: Acta de Divorcio, Acta de Defunción o Carta explicando el motivo de la baja.
    
    Hijos: Acta de Nacimiento.
  Política:
  - Estos movimientos están sujetos a la valoración y autorización del área Técnica.
  - Si el alta es solicitada con afectación al inicio de vigencia de la póliza, el cobro del movimiento se realizará al momento de operar el endoso por el importe que corresponda y no será considerado al ajuste de fin de vigencia.
  La referencia a solicitar es: Ejecutivo de Servicio.
- Omisión de contratante de asegurados que estuvieron en la vigencia anterior.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Anexar copia del listado de la póliza anterior.
  Política:
  - Si el alta es solicitada con afectación al inicio de vigencia de la póliza, el cobro del movimiento se realizará al momento de operar el endoso por el importe que corresponda y no será considerado al ajuste de fin de vigencia.
  - Deben ser solicitados dentro de los 30 días naturales siguientes a la emisión de la póliza.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Solicitud de movimientos por omisión del agente que no se solicitaron en tiempo.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  - Justificación del agente por el atraso.
  - Solicitud del cliente.
  - Carta No Siniestro.
  Política:
  - Estos movimientos están sujetos a la valoración y autorización del área técnica.
  - Si el alta es solicitada con afectación al inicio de vigencia de la póliza, el cobro del movimiento se realizará al momento de operar el endoso por el importe que corresponda y no será considerado al ajuste de fin de vigencia.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Solicitud de recibos y notas de crédito en XML o PDF.
  La documentación necesaria es:
  - Formato de Trámite Único.
  Consideraciones:
  - Señalar en el FTU el detalle de los recibos que se requieren.
  La referencia a solicitar es: endososop@metlife.com.mx
- Excedente de suma asegurada.
  La documentación necesaria es:
  - Formato Solicitud Vida.
  - Requisitos de asegurabilidad.
  Política:
  - Todo excedente autorizado genera un recibo al cobro.
  Consideraciones:
  - Enviar al ejecutivo 3 fechas probables para programar su cita y horario que desea, tomando en cuenta que debe estar en ayuno para la toma de sangre en caso de ser necesario.
  - Domicilio completo donde se realizaran las pruebas, si es posible proporcione indicaciones específicas para facilitar la llegada del médico.
  - Teléfono del asegurado o asistente.
  - Número de póliza y certificado del asegurado.
  - Si se cuenta con la información de los estudios a practicar favor de indicarlos (opcional).
  La referencia a solicitar es: Enviar solicitud física y digital en atención a su Ejecutivo de Servicio.

Políticas Generales
- El proceso de endosos inicia cuando todos los requisitos han sido cubiertos.
- Para los casos donde se solicita remitir información para identificación del cliente, se adicionará al estándar de servicio 2 días hábiles por la validación de dicha información.
- Todo cambio aplica para la póliza señalada en el apartado de Datos Generales en el FTU (Formato de Trámite Único), por lo que es importante indicar la póliza vigente, así mismo se solicita asignar un consecutivo como número de trámite del conducto, asignando 3 letras que designen al despacho y 6 dígitos (ejemplo MET-000010).
- Sólo proceden los movimientos si la póliza se encuentra en vigor al momento de solicitar el movimiento.
- Sólo se ejecutan los cambios descritos en el FTU expresamente.
- Todo movimiento de asegurados afecta recibos, conforme a la forma de administración de los movimientos que tenga asignada su póliza, como son:
  - Regular: Genera recibos o notas de crédito, de acuerdo al movimiento origen considerando la forma de pago de la póliza o subgrupo al que corresponda de forma automática.
  - Autoadministrada: Todo movimiento de alta, baja o cambio será cobrado hasta el cálculo de ajuste anual por fin de vigencia de la póliza.
- No se deben enviar movimientos que están dentro de la retroactividad con los que no lo están, se solicita enviarlo en correos separados a su respectiva cuenta de trámite.
- En caso de rechazo de algún movimiento serán notificados vía la cuenta de correo electrónico suspensionsac@metlife.com.mx; y la petición deberá ser enviado nuevamente con el formato único y los requisitos completos para su aplicación a la cuenta de correo electrónico: endosos_vip_metlife@metlife.com.mx o endososop@metlife.com.mx según corresponda.
- Cuando exista algún movimiento que no se pueda realizar por no encontrarse dentro de las políticas de operación deberá de venir acompañado de una carta en formato PDF llamada “Movimientos con excepción”, a través de la cuenta suspensionsac@metlife.com.mx.
Su enlace para la entrega de información, asesorías sobre el llenado de formatos y políticas, así como el seguimiento de sus trámites en caso de desviaciones por tiempo o calidad en el servicio, es su Ejecutivo Asignado: (ver contactos)
Actualización de datos para envío de producción.
En caso de requerir la modificación de las cuentas de correo para recibir producción digital, se le solicita enviar a su Ejecutivo de Servicio al Cliente los datos necesarios para su actualización como son:
- Nombre de la persona a quien deben dirigirse los envíos.
- Domicilio completo para recibir producción física.
- Correo electrónico para recibir producción digital (endosos de altas, bajas, cambios de asegurados).
Nivel de Servicio para zona Metropolitana y Foráneos.
Los estándares de servicio establecidos son los siguientes:
- Endosos atendidos en la cuenta endosos_vip_metlife@metlife.com.mx: 5 días hábiles.
- Listados de asegurados: 5 días hábiles.
- Requerimientos atendidos en la cuenta endososop@metlife.com.mx: 8 días hábiles.
- Dividendos: 8 días hábiles.
- Excedentes de Suma Asegurada: 10 días hábiles.
- Cita Médica: 2 días hábiles.
- Listados de asegurados: 5 días hábiles.
Nivel de Servicio para envío de credenciales en movimientos operados en EMOV.
Los estándares de servicio establecidos son los siguientes:
- Endosos de EMOV: 8 días hábiles (solo existe entrega digital).

Guía para Mantenimiento de Pólizas de Grupo 2015.